Số hóa việc quản lý dự án

Nhờ đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) vào quản lý dự án, đặc biệt là dự án ODA, Ban quản lý (BQL) Dự án phát triển tỉnh Khánh Hòa đã quản lý dự án và cải cách hành chính (CCHC) hiệu quả.

Ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin

BQL Dự án phát triển tỉnh quản lý dự án thuộc nhiều lĩnh vực, kéo dài nhiều năm, với nhiều nội dung; đặc biệt, các dự án ODA còn được thực hiện trên nhiều loại hình công trình như: Xây dựng dân dụng, hạ tầng kỹ thuật, giao thông, nông nghiệp và phát triển nông thôn… BQL phải tương tác, điều phối, làm việc với nhiều đơn vị trong, ngoài nước. Do đó, lãnh đạo BQL xác định đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý dự án là yếu tố quan trọng giúp dự án thành công.

BQL đã xây dựng nhiều quy trình nội bộ, như: Tiếp nhận, xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo; thực hiện công tác bồi thường, hỗ trợ, tái định cư khi Nhà nước thu hồi đất để thực hiện các dự án; thanh toán hợp đồng xây lắp, tư vấn; góp ý hồ sơ thiết kế cơ sở, thiết kế bản vẽ thi công và hồ sơ lấy ý kiến góp ý thẩm định quy hoạch; lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng; tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình… Các quy trình trên đều được cập nhật hàng năm. Từ đầu vào đến đầu ra của các quy trình đều được luân chuyển trên hệ thống E-Office, phần mềm Quản lý thông tin các dự án và quy trình tác nghiệp chuẩn (KPOINT).

Các phòng chuyên môn tiếp tục xử lý công việc thông qua nhiều giải pháp CNTT. Đơn cử, Hệ thống Quản lý tài chính và giải ngân Client Connection của Ngân hàng Thế giới (WB) áp dụng với các dự án sử dụng vốn WB, qua đó thực hiện chuẩn xác nghiệp vụ quản lý tài chính ODA, giúp BQL tham mưu Sở Tài chính, UBND tỉnh báo cáo, làm việc với nhà tài trợ và các bộ, ngành Trung ương. Phần mềm Quản lý tài chính kế toán dự án ODA ACCB giúp quản lý tổng hợp tài chính, kế toán của dự án ODA; quản lý nhiều dự án với nhiều nguồn vốn khác nhau.

Đối với một số gói thầu sử dụng vốn WB, từ năm 2019, BQL được chọn thí điểm đấu thầu qua Hệ thống theo dõi trao đổi thông tin đấu thầu (STEP) của WB và mạng đấu thầu quốc gia. Đến nay, 100% gói thầu thuộc mọi nguồn vốn với hình thức đấu thầu rộng rãi đều được BQL thực hiện qua mạng đấu thầu quốc gia, vượt lộ trình chung của Chính phủ. Năm 2020, BQL đưa vào sử dụng phần mềm KPOINT, cho phép các bên tham gia dự án truy cập mọi lúc, mọi nơi; hỗ trợ việc trình nộp, luân chuyển, trao đổi, phê duyệt, quản lý tài liệu, bản vẽ thiết kế, hồ sơ dự án… trên môi trường mạng.

Kết quả giải quyết của BQL là các văn bản điện tử, số hóa và được trả qua các website giao dịch, hệ thống KPOINT, gửi đến email khách hàng. Trong quá trình quản lý dự án, BQL áp dụng họp trực tuyến với các đối tác ở xa. Việc tiếp nhận ý kiến, cung cấp thông tin đều qua website hoặc email của BQL. Đối với từng dự án, từng gói thầu, BQL tạo lập nhóm tương tác qua Zalo, email dùng chung.

Hoạt động có hiệu quả

Sau chuyến công tác tháng 11-2020, WB phản hồi, việc quản lý hợp đồng, tài chính, nộp báo cáo kiểm toán, báo cáo tài chính… của BQL đều đạt chất lượng, đúng hạn. Ông Huỳnh Tấn Võ – kế toán trưởng của BQL thừa nhận, riêng ứng dụng hệ thống Client Connection đã rút ngắn thời gian hoàn thành hồ sơ từ 1 tháng xuống còn 7 – 10 ngày.

Ông Châu Ngô Anh Nhân – Giám đốc BQL Dự án phát triển tỉnh cho biết, năm 2016, BQL chỉ đứng thứ 7/9 trong khối đơn vị sự nghiệp công lập và thứ 32/43 cơ quan, đơn vị trong tỉnh về công tác CCHC. Một số cán bộ, viên chức chưa thấy được giá trị của việc số hóa dữ liệu, luân chuyển văn bản điện tử, phối hợp xử lý công việc trên mạng. Việc lập, triển khai kế hoạch CCHC của BQL còn chung chung. Từ năm 2017, sau khi BQL thông qua Kế hoạch hành động thực hiện công tác CCHC, chú trọng xây dựng, hợp lý hóa các quy trình, thủ tục điều hành nội bộ và tổ chức thực hiện quyết liệt các nhiệm vụ CCHC, đẩy mạnh ứng dụng CNTT, công tác quản lý, điều hành dự án tại BQL đã chuyển biến mạnh. Quá trình làm việc với đối tác, khách hàng rất thuận lợi. Hồ sơ được luân chuyển qua môi trường mạng và quản lý theo quy trình chuẩn thiết lập trên phần mềm, tích hợp các công cụ chuyên dụng hỗ trợ giải quyết các vấn đề kỹ thuật…, rất thuận tiện, tiết kiệm thời gian, công sức cho đơn vị tư vấn, nhà thầu, nhà tài trợ. Công tác quản lý, điều hành dự án, làm việc với các đối tác có trụ sở tại Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh trong thời gian giãn cách do dịch Covid-19 vẫn thực hiện bình thường.

Ông Nguyễn Văn Minh – Phó Giám đốc Sở Nội vụ: Thời gian qua, BQL đã hiện đại hóa công tác quản lý, mang lại hiệu quả trong quản lý các dự án đầu tư sử dụng vốn ngân sách được tỉnh giao. Cũng nhờ ứng dụng mạnh mẽ CNTT, BQL đã được các bộ, ngành Trung ương, đối tác, nhà tài trợ đánh giá cao về mức độ sẵn sàng tiếp cận các chuẩn mực quốc tế trong quản lý, tham gia các dự án đầu tư sử dụng nguồn vốn có yếu tố nước ngoài như các dự án ODA.  

NGUYỄN VŨ

Theo: Báo Khánh Hòa

Nguồn: https://www.baokhanhhoa.vn/phong-su/chung-tay-cai-cach-hanh-chinh/202104/so-hoa-viec-quan-ly-du-an-8213583/